Để Microsoft Office trở nên hoàn hảo hơn

by **test** 02/04/10, 11:06 pm

Microsoft
Office vẫn đang là bộ công cụ văn phòng được sử dụng nhiều
nhất hiện nay. Nhưng chưa hẳn bộ sản phẩm này đã hoàn hảo và
thuận tiện cho người dùng. Những phần mềm dưới đây sẽ giúp cho
bộ Office trở nên hoàn hảo và thuận tiện hơn khi sử dụng.

Duyệt văn bản theo Tab

Người dùng đã không còn quá xa lạ với phong
cách duyệt web theo tab của trình duyệt, theo đó, mỗi trang web
được hiển thị trên một tab khác nhau. Điều này sẽ hạn chế số
cửa sổ phải mở trên taskbar, giúp tiết kiệm không gian làm việc
và không bị lẫn lộn giữa các cửa sổ.

Với OfficeTab, plugin dành cho Office 2003 và
2007, bạn cũng sẽ làm được điều tương tự trên Microsoft Office.
Download OfficeTab tại đây.

Sau khi cài đặt, các file văn bản (Word hoặc
Excel) được mở sẽ hiển thị dưới dạng các tab của cửa sổ soạn
thảo, thay vì hiển thị trên các cửa sổ riêng biệt như trước
đây (tương tự như khi bạn duyệt web trên trình duyệt).

Để Microsoft Office trở nên hoàn hảo hơn Officetools1

Để đóng, lưu, hoặc tiến hành một thao tác
nào đó trên các tab đang được mở, bạn chỉ việc click chuột
phải vào tab và chọn tác vụ tương ứng.

Để Microsoft Office trở nên hoàn hảo hơn Officetools2

Bạn cũng có thể thay đổi các thuộc tính
(như màu sắc, cách hiển thị…) của các tab bằng cách kích hoạt
giao diện chính chương trình và thay đổi các thiết lập có trên
đó (Động tác này không thực sự cần thiết vì các thiết lập
mặc định của OfficeTab đã khá là đầy đủ và phù hợp với
người dùng).

Để Microsoft Office trở nên hoàn hảo hơn Officetools3

Lưu ý: Nếu không muốn tiếp tục sử dụng
OfficeTab, bạn tiến hành gỡ bỏ theo các bước sau: (Cách tiến
hành trên Word và Excel là hoàn toàn tương tự như nhau).

- Đầu tiên, tiến hành gỡ bỏ OfficeTab theo
cách gỡ bỏ phần mềm thông thường.

- Với Office 2007: Tại cửa sổ soạn thảo của
Word, bạn kích vào biểu tượng trên góc trái cửa sổ chương
trình, chọn Word Options.

Để Microsoft Office trở nên hoàn hảo hơn Officetools4

Tại hộp thoại Word Options hiện ra, bạn chọn
Advanced, tìm đến mục Display ở khung bên phải và đánh dấu vào
tùy chọn Show All Windows in the Taskbar.

Để Microsoft Office trở nên hoàn hảo hơn 1ccofficetools5

- Với bộ Office 2003: bạn chọn Tools -> Options trên menu.
Tại hộp thoại hiện ra, bạn chọn tab View, đánh dấu vào tùy
chọn Windows in Taskbar rồi nhấn OK để xác nhận.

Trả lại giao diện cũ cho
Office 2007

Nếu lần đầu sử dụng bộ Office 2007, hẳn bạn
sẽ gặp không ít bối rối và khó khăn với giao diện ribbon, là
giao diện mà mỗi tab chứa các chức năng riêng biệt khác
nhau. Nếu đã quá quen thuộc với giao diện và menu đơn giản của
bộ Office 2003, bạn có thể nhờ đến sự trợ giúp của UbitMenu.

UbitMenu là plugin dành cho Office 2007, sau khi
cài đặt, một tab mới sẽ được xuất hiện trên menu của bộ Office
2007, chứa đầy đủ các thực đơn và nút bấm hoàn toàn giống
với giao diện vốn có của bộ Office 2003.

Để Microsoft Office trở nên hoàn hảo hơn Officetools6

Như vậy, bạn vẫn có thể sử dụng Office 2007 với những
tính năng mới, và nhưng vẫn giữ được dáng vẻ quen thuộc vốn
có của bộ Office 2003. Download UbitMenu tại đây.

Kết hợp Microsoft Office và
Google Docs

MS Office và Google Docs, 2 bộ công cụ văn
phòng của 2 “gã khổng lổ”, và một khi bạn kết hợp 2 công cụ
này lại với nhau, bạn sẽ được một bộ công cụ mới với đầy đủ
sức mạnh của cả 2.

Lưu ý: để sử dụng công cụ này, bạn cần
phải sử dụng tài khoản gmail để đăng nhập. (nếu chưa có, đăng
ký miễn phí tại http://gmail.com).

OffiSync sẽ cho phép bạn làm việc này.
Download miễn phí tại đây.

Với plugin này, bạn có thể đồng bộ hóa các
file văn bản đang có trên máy tính và trong tài khoản Google
docs. Bạn có thể nhanh chóng download, sửa, xóa các file đang có
trên Google Docs ngay từ cửa sổ Office, hoặc upload các file văn
bản đang được soạn thảo lên tài khoản Google Docs thông qua
OffiSync.

Sau khi cài đặt, OffiSync sẽ sẽ xuất hiện
dưới dạng một tab mới (đối với Office 2007) hoặc xuất hiện
dưới dạng một thanh công cụ (đối với Office 2003).

Để Microsoft Office trở nên hoàn hảo hơn Officetools7

Giao diện Offisync trên
Office 2007.

Ngoài ra, OffiSync còn cho phép người dùng nhanh chóng tìm
kiếm hình ảnh, nội dung từ Google để chèn vào văn bản đang
soạn thảo của mình, hoặc chia sẻ chúng với người khác thông
qua GMail.

Để Microsoft Office trở nên hoàn hảo hơn Officetools8

Với OffiSync, người dùng luôn có một bản sao
các văn bản, tài liệu của mình trên Google Docs, giúp đảm bảo
sự an toàn và không phải lo lắng về mất các tài liệu.

Mở các định file chưa hỗ trợ trên Office 2003:

Bộ Office 2007 đã đưa ra các định dạng văn
bản mới, điều này khiến cho người dùng phiên bản Office 2003 đôi
khi gặp không ít khó khăn để xem và sửa nội dung của file được
tạo ra từ Office 2007.

Nếu gặp phải khó khăn này, bạn có thể nhờ
đến Microsoft Office Compatibility Pack, là plugin dành cho Office
2003, giúp người dùng dễ dàng xem và sửa nội dung các file
được tạo ra từ Office 2007.

Download plugin này tại đây.

Ngoài ra, cùng với sự phát triển của phần
mềm mã nguồn mở, OpenOffice hiện đang trở thành một trong những
bộ công cụ văn phòng rất thông dụng. Định dạng file mặc định
do OpenOffice tạo ra khác với định dạng mặc định của Office.

Trong trường hợp nhận được một tài liệu
định dạng này nhưng máy tính lại chưa được cài đặt OpenOffice,
bạn có thể nhờ đến Sun ODF Plugin for Microsoft Office 3.1 để mở
các định dạng này.

Download plugin này tại đây.

Lưu file với
định dạng PDF

Định dạng PDF giúp cho nội dung file được bảo
vệ tốt hơn, tránh khỏi những sự thay đổi ngoài ý muốn.
Microsoft Office mặc định không cho phép người dùng lưu file dưới
định dạng PDF.

Nếu muốn thực hiện điều này, bạn có thể
nhờ đến plugin mang tên Save as PDF or XPS. Với plugin này người
dùng không chỉ lưu file với định dạng PDF quen thuộc mà còn có
thể lưu file với định dạng XPS (là định dạng file văn bản của
Microsoft dùng để cạnh tranh với định dạng file PDF của Adobe).

Download và cài đặt plugin tại đây. Lưu ý: Plugin này chỉ tương thích với
Office 2007.

Sau khi cài đặt, khi tiến hành chọn lưu file
từ Menu, bạn sẽ thấy có thêm tùy chọn Save as PDF or XPS, cho
phép người dùng lưu file dưới 2 định dạng này.

Để Microsoft Office trở nên hoàn hảo hơn Officetools9

Còn nếu đang sử dụng Office 2003 và cũng
muốn lưu file dưới định dạng PDF, bạn có thể nhờ đến PrimoPDF.
Download tại đây.

Sau khi cài đặt, để lưu một file dưới định
dạng PDF, bạn nhấn tổ hợp phím Ctrl + P (hoặc nhấn nút Print
trên menu). Ở hộp thoại lựa chọn máy in hiện ra tiếp theo sau,
tại mục name, bạn lựa chọn PrimoPDF và nhấn OK.

Để Microsoft Office trở nên hoàn hảo hơn Officetools10

Hộp thoại tiếp theo sẽ cho phép bạn đặt tên
và chọn vị trí để lưu file PDF được tạo ra. Bạn cũng có thể
thay đổi một vài tùy chọn, đặt mật khẩu bảo vệ cho file PDF…
cuối cùng, nhấn nút Creat PDF để lưu file.

Để Microsoft Office trở nên hoàn hảo hơn Officetools11

Trên đây là các công cụ nhỏ gọn nhưng hữu ích, giúp cho bộ
Office của bạn trở nên hoàn thiện và mạnh mẽ hơn. Hy vọng với
sự giúp đỡ của những công cụ này, công việc văn phòng của
bạn sẽ thuận thiện và dễ dàng hơn.

dantri